Zeiterfassung für Arztpraxen & MVZ
Flexible Arbeitszeitmodelle, Teilzeitkräfte und wechselnde Sprechstundenzeiten – die Zeiterfassung in Arztpraxen und Medizinischen Versorgungszentren stellt besondere Anforderungen. Stampfactory bildet sie alle ab: rechtssicher, DSGVO-konform und ohne Verwaltungsaufwand.
Herausforderungen
Warum Zeiterfassung in der Arztpraxis so komplex ist
Arztpraxen und MVZ haben einen ganz eigenen Arbeitsrhythmus. Sprechstundenzeiten, Verwaltungsaufgaben, Teilzeitkräfte mit individuellen Arbeitszeitmodellen und kurzfristige Vertretungsregelungen machen die manuelle Zeiterfassung zu einem echten Verwaltungsalbtraum.
Hinzu kommen strenge Dokumentationspflichten und die Anforderung, Arbeitszeiten für unterschiedliche Tätigkeitsbereiche – Patientenversorgung, Labor, Verwaltung – sauber zu trennen. Eine moderne Cloud-Zeiterfassung muss all das flexibel abbilden.
Flexible Arbeitszeiten
Vormittags Sprechstunde, nachmittags Verwaltung, freitags nur halbtags – in Arztpraxen hat fast jeder Mitarbeiter ein individuelles Arbeitszeitmodell. Eine Zeiterfassung muss das flexibel abbilden.
Viele Teilzeitkräfte
MFA, Rezeptionskräfte und Laborassistenten arbeiten häufig in Teilzeit mit unterschiedlichen Wochenstunden. Die korrekte Berechnung von Überstunden und Urlaubsansprüchen wird schnell unübersichtlich.
Vertretungsregelungen
Urlaub, Krankheit, Fortbildung – Vertretungen müssen kurzfristig organisiert werden. Ohne digitale Übersicht verliert die Praxismanagerin schnell den Überblick über die tatsächlichen Arbeitszeiten.
Dokumentationspflichten
Seit dem BAG-Urteil sind auch Arztpraxen verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Handschriftliche Stundenzettel erfüllen die Anforderungen an eine manipulationssichere Dokumentation nicht mehr.
Sprechstunden vs. Verwaltungszeit
Die Arbeitszeit in Praxen teilt sich in Patientenversorgung, Labor und Verwaltung auf. Für eine korrekte Abrechnung und Personalplanung müssen diese Bereiche sauber getrennt erfasst werden.
Die Lösung
Stampfactory – entwickelt für den Praxisalltag
Stampfactory vereint Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Lohnexport in einer einzigen Plattform – speziell zugeschnitten auf die Bedürfnisse von Arztpraxen und Medizinischen Versorgungszentren. Ihre MFA stempeln sich morgens per NFC-Terminal am Empfang ein und abends wieder aus – in unter einer Sekunde.
Teilzeitmodelle, individuelle Wochenstunden und wechselnde Sprechstundenzeiten werden automatisch berücksichtigt. Überstunden, Minusstunden und Urlaubsansprüche berechnet das System in Echtzeit. Der integrierte DATEV-Export übergibt alle Stundendaten per Knopfdruck an Ihren Steuerberater – ohne manuelles Abtippen.
Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand für die Praxismanagerin, transparente Arbeitszeiten für das gesamte Team und volle Rechtssicherheit bei jeder Prüfung.
Funktionen
Funktionen speziell für Arztpraxen & MVZ
Flexible Arbeitszeitmodelle
Individuelle Wochenstunden, wechselnde Tagesarbeitszeiten und Gleitzeit – Stampfactory bildet jedes Arbeitszeitmodell Ihrer Praxis flexibel ab.
Teilzeit-Verwaltung
Verwalten Sie Teilzeitkräfte mit unterschiedlichen Wochenstunden. Überstunden, Minusstunden und anteilige Urlaubsansprüche werden automatisch berechnet.
Vertretungsplanung
Planen Sie Vertretungen bei Urlaub, Krankheit oder Fortbildung. Das Team sieht jederzeit, wer wann im Dienst ist – direkt auf dem Smartphone.
DATEV-Export
Stundendaten inklusive Überstunden und Zuschläge per Knopfdruck an den Steuerberater oder die Lohnbuchhaltung übergeben – ohne manuelles Abtippen.
Urlaubsverwaltung
Urlaubsanträge digital stellen und genehmigen. Resturlaub, Urlaubssperre und anteilige Ansprüche für Teilzeitkräfte werden automatisch verwaltet.
Echtzeit-Übersicht
Sehen Sie jederzeit, wer gerade in der Praxis ist, wer fehlt und wie die Stundensalden stehen – auf einen Blick im Dashboard.
Gesetzliche Anforderungen an die Zeiterfassung in Arztpraxen
Auch Arztpraxen und MVZ unterliegen dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Die tägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten und kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, sofern der Ausgleich innerhalb von sechs Monaten erfolgt. Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen.
Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Mit der kommenden Reform des Arbeitszeitgesetzes wird die elektronische Zeiterfassung schrittweise zur Pflicht – auch für kleine Praxen.
Zeiterfassungspflicht 2026: Auch Arztpraxen betroffen
Mit der Neufassung des Arbeitszeitgesetzes müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter elektronisch und manipulationssicher erfassen. Für Praxen mit mehr als 10 Mitarbeitern gilt die Pflicht ab 2026. Stampfactory erfüllt alle Anforderungen und speichert Aufzeichnungen revisionssicher für mindestens zwei Jahre. Mehr zu Bußgeldern →
Hardware-Empfehlung für Arztpraxen
Für Arztpraxen und MVZ empfehlen wir ein NFC-Terminal im Empfangsbereich: MFA und Ärzte stempeln sich beim Betreten und Verlassen der Praxis mit ihrem NFC-Chip ein und aus – diskret, schnell und ohne Wartezeit. Für Ärzte, die zwischen mehreren Praxisstandorten wechseln, ist die mobile App die ideale Ergänzung.
NFC-Terminal für den Empfang
Kompaktes Terminal für die Wandmontage im Eingangsbereich oder am Empfangstresen. MFA und Ärzte stempeln sich diskret und in unter einer Sekunde per NFC-Chip ein und aus.
Ideal für: Einzelpraxen, Gemeinschaftspraxen, MVZ
Mobile App für Ärzte
Ärzte, die zwischen mehreren Standorten pendeln, erfassen ihre Arbeitszeit per Smartphone-App. Automatische Standortzuordnung und Offline-Fähigkeit inklusive.
Ideal für: MVZ mit mehreren Standorten, Hausbesuche
FAQ
Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung in der Arztpraxis
Zeiterfassung in Ihrer Praxis – einfach digital
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