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Zeiterfassung ist bereits Pflicht
Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Die geplante Gesetzesreform konkretisiert lediglich die Form (elektronisch) und die Übergangsfristen.
Rechtliche Grundlage der Zeiterfassungspflicht
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland basiert auf zwei wegweisenden Entscheidungen, die zusammen den verbindlichen Rechtsrahmen bilden:
EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019
Der Europäische Gerichtshof entschied (Rs. C-55/18), dass alle EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
BAG-Beschluss vom 13. September 2022
Das Bundesarbeitsgericht stellte fest (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber nach §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bereits jetzt verpflichtet sind, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen – und zwar für alle Arbeitnehmer.
Der Gesetzgeber arbeitet derzeit an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes, die die elektronische Zeiterfassung als Standard vorschreiben soll. Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums (BMAS) aus 2023 enthält konkrete Vorgaben zu Fristen, Ausnahmen und Sanktionen.
Was muss erfasst werden?
Nach dem BAG-Urteil und dem geplanten Gesetzentwurf müssen Arbeitgeber folgende Daten dokumentieren:
Wichtig: Taggleiche Erfassung
Laut dem Referentenentwurf des BMAS muss die Arbeitszeit spätestens am Ende des jeweiligen Arbeitstages dokumentiert werden. Eine nachträgliche Erfassung am Monatsende ist damit nicht mehr zulässig.
Fristen und Übergangsregelungen nach Unternehmensgröße
Die geplante Gesetzesreform sieht abgestufte Übergangsfristen vor, damit Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung auf elektronische Zeiterfassung haben:
| Unternehmensgröße | Übergangsfrist | Elektronische Pflicht |
|---|---|---|
| Ab 250 Mitarbeiter | 1 Jahr nach Inkrafttreten | Ja |
| 51–250 Mitarbeiter | 2 Jahre nach Inkrafttreten | Ja |
| 10–50 Mitarbeiter | 5 Jahre nach Inkrafttreten | Ja |
| Unter 10 Mitarbeiter | Ausgenommen | Nein (analog möglich) |
Achtung: Pflicht gilt bereits jetzt
Die Übergangsfristen betreffen nur die Form der Erfassung (elektronisch vs. analog). Die grundsätzliche Pflicht zur systematischen Zeiterfassung besteht seit dem BAG-Urteil 2022 bereits für alle Unternehmen – unabhängig von der Größe.
Anforderungen an das Zeiterfassungssystem
Nicht jedes System erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Das EuGH-Urteil verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System. In der Praxis bedeutet das:
Manipulationssicher
Nachträgliche Änderungen an Zeitbuchungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein. Excel-Tabellen und Stundenzettel erfüllen diese Anforderung nicht.
Transparent und zugänglich
Arbeitnehmer und Betriebsrat müssen jederzeit Einsicht in die erfassten Zeiten nehmen können. Arbeitgeber müssen Daten bei Prüfungen vorlegen können.
Revisionssicher archiviert
Arbeitszeitdaten müssen über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist (mindestens 2 Jahre) sicher und vollständig gespeichert werden.
DSGVO-konform
Die Verarbeitung personenbezogener Arbeitszeitdaten unterliegt der DSGVO. Hosting in Deutschland, Zugriffsrechte und Löschkonzepte sind Pflicht.
Welche Systeme genügen den Anforderungen?
| Methode | Manipulationssicher | Elektronisch | Gesetzeskonform |
|---|---|---|---|
| Stundenzettel (Papier) | Nein | Nein | Nicht ausreichend |
| Excel-Tabelle | Nein | Teilweise | Nicht ausreichend |
| Cloud-Software | Ja | Ja | Ja |
| RFID/NFC-Terminal | Ja | Ja | Ja |
| Mobile App | Ja | Ja | Ja |
Bußgelder bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht
Die Nichteinhaltung der Zeiterfassungspflicht kann empfindliche Konsequenzen haben. Bereits heute drohen Bußgelder nach dem Arbeitszeitgesetz – mit der Reform werden die Sanktionen deutlich verschärft:
Bis zu 30.000 EUR Bußgeld
Bei vorsätzlichen oder wiederholten Verstößen gegen die Dokumentationspflichten drohen Bußgelder von bis zu 30.000 EUR pro Verstoß.
Bußgeld pro Mitarbeiter
Bußgelder können pro betroffenem Mitarbeiter verhängt werden. Bei einem Unternehmen mit 50 Beschäftigten kann sich das schnell summieren.
Beweisnachteil vor Gericht
Ohne lückenlose Zeiterfassung verlieren Arbeitgeber bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten den Beweisvorteil – etwa bei Überstundenklagen oder Kündigungsschutzklagen.
Weitere Details zu Bußgeldern finden Sie in unserem Bußgeld-Ratgeber.
Checkliste: So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor
Unabhängig davon, wann das Gesetz formal in Kraft tritt – die Pflicht zur Zeiterfassung besteht bereits. Diese Schritte helfen Ihnen bei der Umsetzung:
Bestandsaufnahme durchführen
Prüfen Sie, wie Arbeitszeiten aktuell erfasst werden. Stundenzettel und Excel genügen den Anforderungen nicht mehr.
Elektronisches System auswählen
Wählen Sie eine Lösung, die manipulationssicher, DSGVO-konform und für alle Arbeitsmodelle (Büro, Homeoffice, Außendienst) geeignet ist.
Betriebsrat einbeziehen
Die Einführung eines Zeiterfassungssystems unterliegt der Mitbestimmung nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Stimmen Sie das System frühzeitig mit dem Betriebsrat ab.
Prozesse anpassen
Definieren Sie klare Regelungen: Wer erfasst wann? Was passiert bei vergessener Buchung? Wie werden Korrekturen gehandhabt?
Mitarbeiter schulen
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen System. Je einfacher die Bedienung, desto höher die Akzeptanz.
Lohnabrechnung integrieren
Verbinden Sie die Zeiterfassung mit Ihrer Lohnbuchhaltung (z.B. DATEV), um doppelte Arbeit zu vermeiden und Fehler zu reduzieren.
Stampfactory: Zeiterfassungspflicht einfach erfüllen
Stampfactory vereint Cloud-Software, RFID/NFC-Terminals und Mobile App in einer Lösung. Manipulationssicher, DSGVO-konform und mit DATEV-Export – damit erfüllen Sie alle Anforderungen der Zeiterfassungspflicht, ohne Mehraufwand.
Zeiterfassungspflicht und Vertrauensarbeitszeit
Viele Unternehmen fragen sich, ob Vertrauensarbeitszeit mit der Zeiterfassungspflicht noch möglich ist. Die Antwort: Ja, aber nur eingeschränkt.
Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Arbeitszeit verzichtet – nicht auf die Erfassung. Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentiert werden. Der Unterschied: Der Arbeitgeber wertet die Daten nicht aktiv aus, sondern vertraut darauf, dass die vereinbarte Arbeitszeit eingehalten wird.
Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Vertrauensarbeitszeit.
Sonderregelungen und Ausnahmen
Der Gesetzentwurf sieht Ausnahmen und Sonderregelungen für bestimmte Gruppen vor:
- Kleinbetriebe unter 10 Mitarbeitern: Ausgenommen von der elektronischen Pflicht – analoge Erfassung bleibt erlaubt
- Tarifverträge: Durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung können abweichende Regelungen zur Form der Erfassung getroffen werden
- Leitende Angestellte: Leitende Angestellte nach §5 Abs. 3 BetrVG sind von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen
- Hausangestellte: Für Beschäftigte in Privathaushalten gelten vereinfachte Regelungen